Panduan Komunikasi Efektif – Part 2

BAB II – RUANG LINGKUP
Panduan komunikasi efektif ini diterapkan dilingkup rumah sakit yang ditujukan kepada :

  • Pemberi pelayanan saat memberikan informasi lisan atau melalui telepon tentang pelayanan, jam operasional, dan proses untuk mendapatkan pelayanan dirumah sakit kepada masyarakat.
  • Antar pemberi pelayanan didalam dan keluar rumah sakit.
  • Petugas informasi saat memberikan informasi pelayanan rumah sakit kepada pelanggan
  • Petugas PKRS saat memberikan edukasi kepada pasien
  • Semua karyawan saat berkomunikasi via telpon dan lisan

Pelaksana panduan ini adalah seluruh pemberi pelayanan, petugas laboratorium,petugas radiologi, petugas informasi, pelaksana PKRS, dan semua karyawan di rumah sakit.

Dengan tujuan :

  1. Mendeskripsikan prosedur untuk memastikan pesan yang disampaikan komunikator akan sampai pada komunikan dengan benar dan lengkap
  2. Mengurangi kesalahan persepsi akibat komunikasi secara lisan
  3. Tercapainya 5 hal pokok, yaitu :
    1. Membuat pendengar mendengarkan apa yang kita katakan
    2. Membuat pendengar memahami apa yang mereka dengar
    3. Membuat pendengar menyetujui apa yang telah mereka dengar (atau tidak menyetujui apa yang kita katakan, tetapi dengan pemahaman yang benar)
    4. Membuat pendengar mengambil tindakan yang sesuai dengan maksud kita dan maksud kita bisa mereka terima
    5. Memperoleh umpan balik dari pendengar

============================================================================

BAB III – TATALAKSANA

A. Mekanisme penyampaian informasi ke seluruh rumah sakit

1. Fasilitas komunikasi di rumah sakit :

  • Phone intern
    Untuk melaksanakan komunikasi yang efektif di rumah sakit maka rumah sakit menggunakan perangkat switching berupa sentral telepon otomatis yang mempunyai fungsi menghubungkan antara beberapa tempat.perangkat ini di sebut PABX ( Private Automatic Branch Exchange ).

    • PABX memberikan dua layanan yaitu :
      • Komunikasi Internal : Komunikasi Yang Dilakukan Dengan Ruang Lingkup PABX Saja Tanpa Bantuan Pihak Lain, Atau Biasa Disebut Interkom.
      • Komunikasi Eksternal : Adalah Komunikasi Yang Dilakukan Extention PABX Dengan Menggunakan Bantuan Pihak Lain Seperti Atau Operator Telekomunikasi Lain, Contohnya Adalah Proses Penerimaan Telepon (Incoming Call) Dan Melakukan Panggilan Keluar (outgoing Call)
    • Secara Umum PABX Berfungsi Untuk Menyediakan Sambungan Telepon Internal Dan Sebagai By Pass Jika Akan Melakukan Telepon Keluar (Outgoing Call) dan By Pass Jika Datang Panggilan Masuk (Incoming Call).Penggunaan telepon intern di rumah sakit bertujuan untuk meningkatkan efektifitas komunikasi antar bagian yang digunakan untuk kepentingan pelayanan kepada pasien maupun antar petugas pelayanan di rumah sakit. Di rumah sakit memilliki 220 jaringan telepon intern yang terpasang dan dapat digunakan sebagai alat komunikasi intern di rumah sakit …..
    • Daftar No Telepon adalah sebagai berikut
    • 001 = Unit …………….. ;  002 = Unit ……. ;  dst.
  • Line telekomunikasi
    Adalah saluran koneksi telepon permanen antara dua titik yang disediakan oleh rumah sakit yang digunakan ketika terdapat kebutuhan komunikasidata jarak jauh yang harus dilakukan secara terus-menerus.
    Pengertian Line Telepon (Saluran Telepon) :
    Saluran telepon juga merupakan perangkat keras yang penting dan diperlukan untuk menghubungkan komputer dengan internet. Penggunaan saluran telepon ini juga diikuti dengan penggunan modem. Saat ini, kita tidak harus mendaftar lagi ke ISP, misalnya dengan menggunakan paket Speedy yang secara langsung dapat melakukan akses internet.
  • Fungsi Line Telepon (Saluran Telepon)
    Fungsi Line Telepon (Saluran Telepon) untuk menghubungkan komputer dengan internet.
  • Fax
    Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya. Sedangkan Menurut A.G. Pringgodigdo, mesin faks adalah sistem transmisitanpa kawat untuk gambar-gambar dan grafik-grafik dengan cara mengatur sinarcahayadan foto elektriksel serta mengubah bagian gelap dan terang dari suatu bahan sehingga dapat dipancarkan dalam suara, lalu pesawat penerima akan mengubahnya kembali seperti aslinya kepada kertas yang telah diolah secara ilmiah. Selain mengirimkan dokumen, mesin faks juga mampu menghantarkan citra foto dengan fasilitas half tone. Mesin faks biasanya terdiri dari modem, mesin fotokopi, alat pemindai gambar, dan alat pencetak data (printer).Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim harus memiliki.
  • Cara penggunaan mesin fax :
    • Pengirim memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin faks dan selanjutnya menekan nomor telepon mesin faks yang dituju.
    • Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan, maka mesin faks akan melakukan scanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut.
    • Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1” untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.
  • Kertas yang digunakan dalam mencetak dokumen melalui mesin fax adalahthermal paper yang peka panas (heat-sensitive thermal). Thermal Paper adalah kertas yang dipenuhi dengan bahan kimiawi yang akan berubah warna ketika dipanaskan. Kertas ini biasa digunakan pada pencetak termal.Permukaan thermal paper dilapisi campuran bahan pewarna yang padat dan kandungan yang sesuai, seperti fluoran leuco dye dan octadecylphosphonic acids.Thermal paper mengandung konsentrat Bisphenol A yang cukup tinggi, yaitu bahan pemecah endokrin.
  • Untuk tindakan pencegahan, dalam dunia bisnis, kertas termal mesin faks tidak dapat diakui sebagai bukti nyata dalam hukum undang-undang, kecuali jika telah disalin terlebih dahulu.Hal ini terjadi karena tintayang digunakan pada kertas faks mudah luntur, terutama jika disimpan dalam waktu yang lama.Selain itu, kertas tersebut juga mudah tergulung dan gambar atau tulisan rentan pudar jika terkena sinar matahari
  • Keunggulan mesin faks : membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu singkat.
  • Kekurangan mesin faks : Dalam kualitas telah menurunkannya dalam posisi di bawah surat elektronik atau emailsebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang telah tersebar luas dan digunakan banyak orang.

 

  • E-mail
    E-mail secara harfiah dapat didefenisikan sebagai metode pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan pesan melalui sistem komunikasi elektronik berupa internet. Dari pengertian email tersebut, jelas bahwa email mulai dari ditulis, dikirim, diterima, sampai dengan dibaca dilakukan secara elektronis. Email adalah surat elektronik yang dikirim dengan menggunakan internet, seperti layaknya surat biasa email dapat ditujukan ke perorangan dan kelompok. Email bisa menjangkau seluruh dunia dengan karena didukung jaringan global. Dengan email maka surat menyurat dapat dilakukan dengan cepat tanpa harus menunggu tukang pos datang mengirimkan surat. Pengirim email ke seluruh dunia tidak dibedakan biayanya baik jarak dekat atau jauh semuanya sama. Secara sederhana cara kerja email dapat dijelaskan sebagai berikut :

    •  Email dibuat atau ditulis menggunakan MUA (Mail User Agent) atau yang dikenal dengan email client.
    • Proses pengiriman email tersebut ditangani oleh MTA (Mail Transfer Agent) atau disebut pula dengan mail server.
  • Email juga membutuhkan alamat agar pesan bisa sampai ke tujuan. Contoh alamat email misalnya suratemail@yahoo.co.id. Alamat email tersebut terdiri dari dua komponen yakni identitas dan domain atau provider. Komponen identitas direpresentasikan oleh rsemail, sedangkan komponen domain atau provider direpresentasikan oleh yahoo.co.id Keberadaan email memberikan terobosan baru dalam sistem komunikasi memiliki keunggulan sekaligus kelemahan.
  • Keunggulan dari email dapat dijabarkan sebagai berikut :
    • Proses cepat mulai dari penulisan atau pengetikan email sampai dengan pengiriman email hanya membutuhkan beberapa menit.
    • Caranya mudah karena hanya cukup mengetikkan pesan yang ingin disampaikan dalam komputer.
    • Email dapat dikirim secara massa ke beberapa orang sekaligus.
    • Dapat mengirimkan file atau dokumen sebagai lampiran email.
    • Email dapat dibuat dimana dan kapan saja selama ada koneksi dengan internet baik menggunakan komputer maupun ponsel.
    • Ditinjau dari sisi biaya, email lebih ekonomis.
  • Sementara kelemahan dari email di antaranya adalah :
    • Harus selalu online atau terhubung ke internet untuk membuat dan mengirimkan email.
    • Harus selalu ingat username dan password account email.
    • Berpotensi untuk penyebaran virus dan spyware.

e) Web site

  1. Pengertian WEB
    • Website atau situs rumah sakit sebagai kumpulan halaman yang menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). Bersifat statis apabila isi informasi website tetap, jarang berubah, dan isi informasinya searah hanya dari rumah sakit saja. Bersifat dinamis apabila isi informasi website selalu berubah-ubah, dan isi informasinya interaktif dua arah berasal dari rumah sakit serta pengguna website.Web site rumah sakit termasuk jenis website statis karena berisi profil rumah sakit  dan dalam sisi pengembangannya hanya bisa diupdate oleh pihak rumah sakit saja.
  2. Fungsi WEB
    • Media Promosi : Sebagai media promosi utama maupun penunjang promosi utama rumah sakit , website dapat berisi informasi yang lebih lengkap daripada media promosi offline seperti leaflet, brosur, koran atau majalah.
    • Media Pemasaran : Pada rumah sakit …. website merupakan media pemasaran yang cukup baik karena dibandingkan dengan leafet,brosur,Koran,majalah,TV,radio dan dapat beroperasi 24 jam serta dapat diakses darimana saja.
    • Media Informasi : Website rumah sakit … yang bersifat global dapat diakses dari mana saja selama dapat terhubung ke internet, sehingga dapat menjangkau lebih luas daripada media  informasi konvensional seperti koran, majalah, radio atau televisi yang bersifat lokal.
    • Media Komunikasi :Web site rumah sakit …. dibangun untuk berkomunikasi seperti forum yang dapat memberikan fasilitas fasilitas bagi para anggotanya untuk saling berbagi informasi atau membantu pemecahan masalah tertentu.